Domenica, Maggio 26, 2019

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Prisma + Google Apps for Businness

google apps prisma spedizioniGoogle Apps for Business, una suite di strumenti per la gestione tutte le necessità di un ufficio e non solo! Tutto sempre a portata di "device" ovunque ci troviamo. Nuovo concetto di posta elettronica, nuovo concetto di condivisione.

 Nel mese di Gennaio, la Prisma oltre ad aver mandato on-line il nuovo sito web, ha effettuato un aggiornamento strutturale per quel che riguarda la gestione della posta elettronica, la condivisione di documenti, la gestione di calendari, gruppi di discussione, chat e videochiamate. Alla base di tutti questi servizi c'è, non a caso, il colosso di Internet: Google.

Google Apps for Business non è niente altro che tutti i servizi che Google mette a disposizione di chiunque abbia un Google account, proposti in chiave "professional": Gmail, Drive, Calendari, Gruppi, Hangout, Maps, etc....tanti utenti tutti sotto un unico account aziendale.
La suite professionale dei prodotti Google è gestita dall'amministratore attraverso un pannello di controllo, tramite il quale si organizzano tutti gli utenti che sono inclusi nell'account principale: una gerarchia intuitiva e che consente di gestire ed osservare tutte le attività di ciascun dipendente.

Adottare questi nuovi prodotti di casa Google, cosa vuol dire in termini di cambiamento?

E' un cambiamento strutturale non indifferente! Grazie a questi strumenti stiamo effettuando un graduale distacco dalle vecchie tecnologie, da software obsoleti come ad esempio la suite Office  di Microsoft. In altri termini, se prima ogni dipendente utilizzava...

  • Outlook per la posta
  • Word ed Excelle per generare documenti
  • ancora outlook per gestire il calendario
  • skype per la chat e videochiamate
  • Internet Explorer per navigare il web

...ora gli strumenti sono altri: al mattino ogni dipendente apre Google Chrome e da qui, utilizzando vari pannelli dello stesso browser, opera su tutti i fronti! Quindi apre:

  • Gmail per la posta elettronica
  • GoogleDrive per creare/gestire i documenti
  • Google Calendar per gestire uno/molti calendari
  • Google Groups per accedere alle varie discussioni del nuovo forum aziendale

non tralasciando inoltre che, in Gmail è incluso il servizio Hangout che consente di effettuare chat, chiamate, videochiamate praticamente a tutti, e che Google Apps for Business offre tanti altri strumenti come Maps, News, Ricerca, Google+, etc....

Pensate ora a quante risorse in meno i computer dei vostri dipendenti assorbiranno in termini utilizzo di memoria! Se prima per ogni servizio dovevano aprire un programma nel loro computer, ora aprono solo una scheda in più nel browser e tutto il resto è on-line.
Un'altro aspetto da non tralasciare è che non si è più legati, almeno sotto il punto di vista della posta elettronica e di tutti gli altri servizi sopra descritti, al sistema operativo Windows. Questo per la Prisma è un primo passo verso un distacco totale da questo sistema che non promette nulla di buono. Un browser come Google Chrome gira benissimo su tutti i sistemi operativi, anche quelli open source come Linux! Immaginate ora cosa significa questo per un'azienda che ha anche solo 20 pc al suo interno:

  • niente più licenze a pagamento per il sistema operativo di ogni computer
  • niente più licenze a pagamento per i software
  • niente più virus
  • niente più antivirus
  • riduzione di costi in temini di assistenza tecnica
  • hardware più duraturi nel tempo

un risparmio garantito di diverse migliaglia di €uro ogni anno.

Nuovo concetto di Condivisione: standard di sicurezza altissimi!

Quando parliamo di Google Drive (forse molti di voi neanche sanno di cosa si tratta) parliamo di un posto dove poter inserire fino a 30Gb per utente (15Gb per account gratuiti) di materiale: documenti, immagini, musica, etc.....
Ma non finisce qui! la struttura di Drive consente anche la creazione di documenti direttamente al suo interno. E' come avere word, solo che non è nel nostro computer ma è on line. Salva tutto da solo e possiamo condividere il nostro lavoro con chiunque!
In questo caso la parola "condivisione" assume realmente il suo significato: Google Drive offre la possibilità di lavorare simultaneamente su un documento. Questo perché si aggiorna in tempo reale. Quindi, le persone che lavorano da altre postazioni al medesimo documento , osservano le modifiche istantaneamente. Non so se mi riesco a spiegare!?! cerco di dirlo più semplicemente: mentre io scrivo in un documento di Drive, l'altro vede quello che io sto scrivendo mentre lo scrivo e può correggere, collaborare, completare e, mentre lui lo fa, io vedo quello che sta facendo.
Ora immaginate per un attimo che snellimento di lavoro comporta l'adozione di uno strumento come Drive per un'azienda che, come la Prisma, lavora con tonnellate di carta. Adesso è tutto archiviato e ordinato in cartelle e tutto raggiungibile, modificabile e condivisibile da chiunque sia autorizzato a farlo.
Quando parliamo di "condivisione", non ci riferiamo esclusivamente ad una condivisione interna tra i vari dipendenti e collaboratori, ma sopratutto ad un concetto più ampio che porta fuori dalle mura aziendali. Tramite Google Drive si può condividere qualsiasi documento con chiunque. Non importa se la persona o azienda con la quale vogliamo condividere un documento possieda o meno un account Google. Basta avere l'indirizzo email ed il gioco è fatto!

Dove sta il cambiamento....vediamolo insieme:

Prima: creavo il mio documento con word nel mio computer, lo inserivo come allegato alla mail e lo mandavo alla persona interessata.

Ora: creo il mio documento direttamente in drive e lo condivido con la persona interessata

Vi chiederete: beh, dove è la differenza?

La differenza è sostanziale! Prima allegavo il file e lo spedivo perdendo completamente il controllo della situazione. La persona che riceveva quel documento poteva farne quel che voleva: inoltrarlo, memorizzarlo nel suo computer, modificarlo, etc.....
Condividendo il documento invece manteniamo pieni poteri di amministrazione. Condividendo sostanzialmente un link, possiamo decidere in qualsiasi momento di annullare la condivisione. Possiamo inoltre stabilire se la persona che riceve il documento in condivisione potrà modificarlo o solo visualizzarlo!

Concludendo

Molti degli aspetti/modalità di utilizzo di questi nuovi strumenti, vista la loro ampiezza e adattabilità alle varie esigenze, sono per noi ancora da scoprire. Considerando che per qualsiasi azienda non è facile cambiare strada, non è facile sostituire anche un semplice software per la gestione della posta elettronica, ci vorranno mesi per sfruttare al meglio la potenza delle Google Apps. E' comunque chiaro che i benefici sono molteplici in temini di risparmio e ottimizzazione della forza lavoro. Suggerisco a tutti i gli imprenditori di valutare questi fantastici prodotti aderendo ai 30 giorni di prova e testare Google Apps for Business. 

ps: l'assistenza clienti che mettono a disposizione non ha paragoni con quella di nessun'altra azienda. Sono sempre disponibili e si prendono veramente cura delle problematiche alle quali la vostra azienda andrà incontro qualora decidiate di fare un cambiamento così importante!

 

 

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